Come organizzare una Conferenza Stampa

Sei alle prese con il lancio di un nuovo prodotto, un nuovo progetto o una new entry in azienda e vuoi comunicarlo alla stampa? Lo so, è come buttarsi nella bocca del leone ma se si organizza un Comunicato Stampa con criterio i risultati arriveranno da sé.

Gli elementi su cui bisogna fare attenzione sono pochi ma necessitano di un’analisi di ogni piccolo dettaglio che li riguarda: la location, gli inviti, i contenuti e soprattutto gli invitati.

 

Vediamoli insieme:

 

Location

 

Prima di far partire tutti gli inviti, bisogna scegliere una location adeguata al tuo evento.

Oltre a tutti gli oggetti tecnici necessari per una presentazione (quali videoproiettore e microfoni) è opportuno avere un palco su cui far salire i relatori ad esporre.

 

Scegliete un’aula ampia per poter contenere tutti i partecipanti. Ricordatevi di utilizzare un luogo facilmente raggiungibile e che abbia un parcheggio con una capacità elevata.

Disponete le sedie a platea in modo da poter permettere una visuale completa ai chi vi ascolta e ti poter leggere bene le vostre slide e i vostri grafici e permettere ai giornalisti di fare foto.

 

Contenuti

 

I vostri contenuti devono essere chiari e sintetici. Non dovete annoiare i vostri spettatori ma allo stesso tempo non dovrete risultare criptici. Non dilungatevi nei dettagli o non siate ripetitivi ma piuttosto preoccupatevi di suscitare interesse senza svelare troppo di voi.

 

Insomma dimostrate la vostra autorevolezza nell’esposizione mentre per quanto riguarda le domande sii flessibile. Ai giornalisti piace fare domande scomode e tu, sarai obbligato a rispondere. Mostra convinzione in ciò che dici e lascia da parte la tensione, il rischio che si corre è che tu possa dar loro messaggi subliminali che non ci sono.

 

Per rispondere bene, le due parole chiave saranno: diplomazia ed educazione. A guadagnarci sarà l’immagine della tua azienda.

 

Inviti

 

Scegli bene gli inviti, sono il biglietto da visita della tua impresa. Puoi mandarlo al caporedattore di un giornale oppure a dei giornalisti di settore. Preoccupati di invitare solo gente che scrive sul settore in cui la tua azienda opera.

 

Faresti mai partecipare un giornalista di cronaca nera ad una conferenza stampa di una squadra di calcio?

Io non credo!

 

Sii preciso nello stabilire data e orario e richiedi la conferma diretta per poter prenotare il proprio posto in tempo.

Tieni presente che giornalisti sono costretti a seguire più conferenze in un giorno, sii puntuale ed informati sulla presenza di altri eventi. Dopodiché invia i tuoi inviti sia in cartaceo che per via mail.

 

Invitati

 

Questa è la parte più delicata per quanto riguarda una Conferenza Stampa. Come ben sai, gli invitati per questa tipologia di eventi sono i giornalisti.

Essi arrivano, presentano se stessi e la testata per cui lavorano e vengono spuntati.

Disponi loro i materiali stampa e aiutali a lavorare in modo corretto e comodo.

 

Sii puntuale, non attardarti né per cominciare e nemmeno nella tua presentazione. Da’ loro molto spazio alle domande e non tirarti indietro in nessun caso. I giornalisti sono sempre attenti ad ogni minimo errore e, se ne hanno la possibilità, non esitano a fartela pagare.

 

Se ritieni necessario, puoi fare riferimento ad agenzie di ufficio stampa milano per l’organizzazione di tale eventi.

 

Se vuoi far breccia nei cuori dei tuoi giornalisti e, renderli più magnanimi,  puoi offrire loro un banchetto per un aperitivo in piedi oppure disporre una tavola per  un’appetitosa cena al termine della conferenza.