GDPR e Gestione Lead: come proteggere i dati dei tuoi lead durante gli eventi fieristici

Le aziende partecipano alle fiere di settore per presentare i propri prodotti e i propri servizi, per rafforzare l’immagine del Brand, per entrare in contatto con figure professionali ed esperti del settore, per instaurare partnership commerciali e per ottenere nuovi contatti per l’attività commerciale.

Le fiere di settore rappresentano una grande opportunità per instaurare relazioni, le aziende hanno quindi la possibillità di raccogliere dati e informazioni di persone, professionisti e altre aziende.

La raccolta di questi contatti e lead può essere fatta sia tramite moduli cartacei che tramite moduli di contatto digitali utilizzati tramite tablet o altri strumenti interattivi disponibili e integrati nello stand fieristico dell’azienda.

I dati raccolti possono essere diversi, come ad esempio:

• Nome
• Cognome
• E-mail
• Numero di telefono
• Indirizzo
• Città
• Azienda
• Ruolo in azienda

Le fiere rappresentano un grande occasione di networking, permettono di raggiungere i potenziali clienti, migliorare il business dell’azienda e raccogliere contatti.

La raccolta dei dati non deve essere fatta a cuor leggero, oggi ci sono regole ben precise per il trattamento delle informazioni personali che devono assolutamente essere rispettate, sia in termini di privacy che di gestione.

È quindi importante essere sempre preparati quando si partecipa ad un evento di settore, avendo a disposizione tutto il materiale necessario, sia digitale che fisico, per essere assolutamente in regola e non incorrere in possibili sanzioni.

Utilizzare un CRM, un software di customer relationship management, con le dovute autorizzazioni, centralizzando tutti i dati e le funzioni è fondamentale sia per una gestione commerciale e di comunicazione, ma soprattutto per rispettare le attuali norme del GDPR, il Regolamento Generale sulla protezione dei dati.

Quali sono le regole del GDPR? Come si possono proteggere i dati dei lead durante le fiere di settore?

Il GDPR prevede che i dati devono essere:

• Utilizzati per un determinato periodo di tempo.
• Utilizzati in maniera adeguata, senza troppa insistenza.
• Gestiti rispettando le regole del GDPR.
• Conservati e protetti.
• Che il consenso deve essere esplicito per ogni utilizzo.

In pratica i dati devono essere gestiti ed utilizzati secondo regole ben precise e le comunicazioni che possono essere inviate sono solo quelle per cui è stata data l’autorizzazione. Avere dei dati a disposizione non significa che si ha la possibilità di fare tutto, come ad esempio inviare comunicazioni commerciali non desiderate.

Se si utilizzano sistemi digitali per la raccolta dei dati è fondamentale creare di form, dei moduli che permettano di indicare tutti i consensi per le tipologie di trattamento, per le finalità di comunicazione, che siano di marketing, commerciali o di altro genere.

Allo stesso modo deve essere ben visibile tutta la normativa sulla privacy che chi cede i propri dati è tenuto a visionare.

Se si raccolgono i dati in forma cartacea è necessario avere sempre a disposizione, fisicamente, il documento sulla privacy da far leggere e la raccolta dei dati va fatta su moduli cartacei che prevedono tutti i consensi e la presenza della privacy dove viene aggiunta la firma.

I dati raccolti in modo cartaceo vanno poi salvati e depositati in archivi digitali sicuri per proteggere la sicurezza delle informazioni.

Quali sono i consensi che possono essere presenti nei moduli di raccolta dati?

• Autorizzazione ad inviare comunicazioni commerciali.
• Autorizzazione a completare il contratto sottoscritto.
• Autorizzazione per l’invio di comunicazioni di marketing.
• Autorizzazione per effettuare sondaggi.

Queste sono solo alcune, ma un buon avvocato specializzato puoi aiutare ad sviluppare le giuste autorizzazioni e la documentazione necessaria.

È quindi importante essere pronti e dare la massima tutela verso i dati dei contatti che si raccolgono in fiera, questo risulta anche un modo per aumentare la fiducia e la professionialità verso le persone con cui si entra in contatto.